Cómo escribir un CV de secretaria: tips y ejemplos

La labor de los secretarios y secretarias en Chile es reconocida. Todos saben que sin estas personas a cargo de las agendas ejecutivas y funciones administrativas clave, el mundo empresarial no podría funcionar. Las actividades secretariales pueden variar según la organización en la que se trabaje, desde responder mensajes, atender la central telefónica, recibir visitantes y organizar reuniones, hasta gestionar relaciones con clientes y proveedores, atender labores administrativas y hacer seguimiento de compras o pagos.

Sin importar tu nivel de experiencia en este rol, al momento de redactar tu CV de secretaria debes demostrar al reclutador que TÚ eres la persona adecuada. ¿Cómo puedes hacerlo? Lee muy bien la descripción del puesto de trabajo y resalta aquellas habilidades duras o blandas de secretaria que poseas y que se ajusten a lo que la empresa necesita.

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¿Qué incluir en un CV de secretaria?

Independientemente del perfil de secretario que solicite una empresa, a cualquier reclutador le interesa saber un poco más de ti en el plano profesional, cuál es tu experiencia en el área, qué formación profesional relevante tienes y cuáles de las competencias necesarias para el puesto posees. Te recomendamos empezar tu CV de secretaria haciendo un esquema con las siguientes secciones:

• Datos personales: Aquí vas a incluir tu información de contacto. Es suficiente con tu nombre completo, número de teléfono, dirección de correo electrónico, redes sociales profesionales y sitio web (si es que tienes estos últimos).

• Perfil personal: Debajo de tus datos, incluye un párrafo breve con un resumen de tu experiencia, habilidades y metas a mediano y largo plazo. Aprovecha este espacio porque es lo primero que el reclutador verá. Esta sección debe darle una idea de lo que le espera al leer el resto de tu CV de secretario.

• Educación: En esta sección, incluye la formación profesional que te capacita para el puesto de secretario o secretario.

• Experiencia: Enlista tus trabajos anteriores en orden progresivo descendente, es decir, empezando por el más reciente.

• Habilidades: En la sección de habilidades para el currículum puedes enlistar todos los conocimientos técnicos (como manejo de software y equipo de oficina) y las habilidades interpersonales (como comunicación, escucha activa, liderazgo) que te convierten en un secretario o secretaria competente. 

Ejemplo de CV de secretaria 

Ejemplo de curriculum vitae de secretaria

¿Cómo escribir un perfil personal de secretaria para el CV?

Como ya adelantamos, el perfil personal, también conocido como objetivo o resumen, es una oportunidad para hablar más de tus capacidades y causar una buena primera impresión. Aprovecha este párrafo porque es lo primero que el reclutador verá. No es por presionarte, pero considera que el perfil personal tiene que ser lo suficientemente bueno como para que el reclutador decida si quiere saber más de ti o si descarta tu candidatura de una vez.

¿Cómo llamar su atención? En primer lugar, sé breve y ve al grano. No hables solo de ti, sino de cómo tus habilidades pueden resolver las necesidades de su organización. Sobre todo, explica por qué eres la persona adecuada para el puesto. La mejor manera de hacer esto, como ya dijimos, es leer muy bien el anuncio de empleo y lo que está buscando la empresa. Pero no solo eso; investiga a la empresa y su cultura empresarial, su misión y visión. Indica de qué manera sus metas se alinean a tus objetivos de carrera. 

He aquí algunos ejemplos de currículum vitae de secretaria en la sección de perfil personal:

¿Cómo enlistar las habilidades en un CV de secretaria?

¿Qué te convierte en un secretario o secretaria competente? Esta sección es clave para distinguirte de los demás candidatos. Te recomendamos que dividas tus competencias en dos secciones: habilidades duras y habilidades blandas.

Las habilidades duras son todos esos conocimientos técnicos y destrezas que necesitas para poder hacer tu trabajo. Se adquieren ya sea por formación profesional o por experiencia ejerciendo tus funciones. Estas habilidades son medibles, por ejemplo, o sabes inglés a nivel principiante, intermedio bajo, intermedio alto o avanzado, o no sabes. Otro ejemplo sería conocer el uso de un software de hoja de cálculo. 

Por otra parte, están las habilidades blandas. Estas son cualidades, si bien pueden aprenderse y perfeccionarse, están más relacionadas con rasgos de carácter y no son medibles. Generalmente estas habilidades blandas tienen que ver con las relaciones entre personas, es decir, ayudan a relacionarse efectivamente con colegas, clientes, superiores y otras personas. A continuación, te presentamos una lista de habilidades para secretaria.

¿Cómo hablar del historial educativo en el CV de secretaria?

Para obtener un puesto secretarial en Chile es importante contar con una formación en el área. Puede ser una carrera profesional en administración o un campo relacionado o por lo menos algún curso de secretario ejecutivo. En esta sección no es necesario incluir tus estudios básicos, basta con hablar de la formación específica para el rol. Incluye el nombre del curso, la institución en donde lo estudiaste y las fechas de inicio y finalización. Por ejemplo:

Técnico en Secretariado Ejecutivo

Instituto Politécnico de Santiago

Santiago

Mayo 2022 - enero 2024

Curso de Capacitación en Secretariado

Capacita Chile Online

Modalidad en línea

Marzo 2021 - octubre 2021

¿Qué cursos o certificaciones pueden incluirse?

En un currículum de secretario es recomendable incluir cualquier tipo de formación adicional que contribuya al mejor desempeño de las actividades. Puede estar directamente relacionado, por ejemplo, cursos de manejo de software o contabilidad básica, o puede ser otro tipo de aprendizajes que contribuyan con habilidades blandas útiles para este rol. Por ejemplo, un curso de oratoria, de ortografía y redacción o incluso un taller de meditación en el que se trabaje el manejo del estrés, etc.

Por otra parte, hay algunas certificaciones que podrían ser un punto a favor al momento de buscar empleo como secretario o secretaria:

-Certificaciones en inglés

-Certificación en gestión Agile.

-Gestión de proyectos

-Técnicas para el trabajo en equipo

-Seguridad en el trabajo

-Técnicas de protocolo empresarial

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Consejos clave

Para concluir, repasemos los puntos clave que deberías considerar al momento de redactar tu CV de secretario:

• Datos de contacto: Incluye solo la información para que el reclutador se ponga en contacto contigo. Tu dirección postal no es necesaria a menos que vayan a enviarte correspondencia. No desaproveches la sección más visible del CV con información innecesaria. Mejor úsalo para incluir un buen perfil personal.

• Perfil personal: En este apartado cada palabra debe aportar algo. Trata de que sea lo más conciso, relevante y honesto posible.

• Experiencia y formación: Únicamente incluye lo que sea importante para el puesto de trabajo. Deja a un lado tu educación básica o empleos que no tengan nada que ver con las labores de secretario.

• Habilidades: Identifica y separa tus habilidades técnicas o duras de las habilidades blandas.

Preguntas frecuentes

1. ¿En qué formato entregar un CV de secretaria?

Si haces tu escrito en un procesador de texto o usando alguna de nuestras plantillas de currículum vitae, lo ideal es guardar el curriculum vitae de secretaria PDF, sobre todo si lo estás enviando por correo electrónico. El formato PDF es menos propenso a ser detectado como spam. Un documento de Word, por otra parte, podría terminar en la bandeja de correo no deseado del reclutador.

2. ¿Es necesario incluir una fotografía en mi CV de secretaria?

Incluir una foto en un currículum es completamente opcional, a menos que el empleador lo especifique. En el caso de un CV de atención al público, como podría ser el puesto de secretario, probablemente es una buena idea incluir una fotografía que demuestre tu buena presentación. Es muy importante que esta imagen hable a tu favor y no en tu contra. Evita usar selfies, fotografías de baja calidad o en eventos sociales. Busca una foto profesional, con ropa de negocios, accesorios y maquillaje discreto, un fondo neutro o con pocos elementos alrededor de tu cara.

3. ¿Cuál es el mejor formato para un CV de secretaria?

Usa un diseño de currículum con el que te identifiques, con una combinación de colores y un diseño que se ajusten a tu personalidad. Pero procura no cometer los siguientes errores comunes: la saturación de elementos gráficos, el uso de muchas tipografías distintas o poco legibles, los bloques de texto, el diseño desordenado. Para garantizar un diseño atractivo, limpio y estructurado (y para ahorrar tiempo), te recomendamos guiarte con una de nuestras plantillas de CV. Cada una de ellas están diseñadas para resaltar lo más importante de tus habilidades e historial.

4. ¿Tengo que hacer un CV distinto cada vez que postule a un puesto de secretario?

Lo ideal es hacer un currículum maestro con todas las secciones que ya mencionamos. Este será un CV que no irá dirigido a nadie en particular. Cada vez que vayas a postular a un empleo, podrás tomar este CV básico y ajustarlo a las necesidades del puesto de trabajo y de la empresa contratante.